أهلاً وسهلاً بكم متابعينا الكرام عبر منصة مدونة ايڪو في هذا الشرح المخصص ضمن قسم التواصل الاجتماعي.
يواجه الكثير من أصحاب الأعمال والمستخدمين صعوبة في الرد الفوري على الرسائل الواردة عبر تطبيق واتساب أثناء الانشغال، القيادة، أو خلال أوقات الراحة والإنشغال العائلي. وتوفر منصة WhatsApp Business المعتمدة أدوات مدمجة وذكية تتيح لك إرسال رسائل الرد الآلي (Away Messages) فورياً للعملاء والأصدقاء لإبلاغهم بتعذر الرد وتحديد المواعيد المناسبة للتواصل.
في هذا الدليل التقني عبر مدونة ايڪو، سنستعرض معكم كيفية تفعيل وتخصيص ميزة الرد الآلي التلقائي في تطبيق واتساب الرسمي للحفاظ على التواصل الاحترافي وتنظيم أوقاتك بكل سهولة.
تتميز الردود الآلية المدمجة بالقدرة على تحديد أوقات عمل معينة أو إرسال الرسائل خارج ساعات الدوام فقط، مما يوفر بيئة عمل منظمة ويضمن عدم تفويت الاستفسارات الهامة من المستلمين.
أولاً: خطوات تفعيل رسائل الخروج (Away Messages) في واتساب
- فتح تطبيق WhatsApp Business والانتقال إلى الإعدادات (Settings) > أدوات الأعمال (Business Tools).
- اختيار رسالة الخروج (Away Message) وتفعيل خيار "إرسال رسالة خروج" (Send away message).
- كتابة نص الرسالة التلقائية المراد إرسالها للعملاء (مثل: "أهلاً بك، أنا مشغول حالياً وسأقوم بالرد فور تفرغي").
- تحديد الجدول الزمني (Schedule) لإرسال الرسالة: دائماً، بحسب جدول مخصص، أو خارج أوقات العمل الرسمية.
- للاطلاع على دليلنا السابق لعرض شاشة الهاتف والتحكم بها من الكمبيوتر، ندعوك لمطالعة مقالنا لـ كيفية عرض والتحكم بشاشة الهاتف على الكمبيوتر لويندوز.
- 🌐 زيارة موقع WhatsApp Business الرسمي واكتشاف أدوات الأعمال 🏛
ثانياً: تحديد المستلمين المسموح لهم باستلام الرد الآلي
- الجميع (Everyone): إرسال الرد الآلي لجميع الأشخاص الذين يتواصلون معك أثناء انشغالك.
- استثناء جهات الاتصال المسجلة: إرسال الرد للرقم غير المسجل فقط في دفتر العناوين.
- جهات اتصال محددة: تخصيص الرد الآلي لأسماء أو مجموعات عمل محددة مسبقاً.
- للاطلاع على الشرح الخاص بتصفح منصات التواصل عبر تطبيقات خفيفة، تفضل بقراءة مقالنا لـ أفضل تطبيقات وتلميحات تصفح فيسبوك الخفيفة للاندرويد.
ثالثاً: فوائد تفعيل أدوات التواصل الآلية في واتساب
- المحافظة على الصورة الاحترافية للنشاط التجاري والرد الفوري على استفسارات المراجعين.
- تقليل إجهاد متابعة الرسائل المتكررة أثناء قضاء الإجازات أو أوقات النوم.
- تحديد المواعيد وساعات العمل المتاحة بوضوح للمراسلين لمنع التشتت.
- للاطلاع على كيفية عمل رابط البروفايل التلقائي الاحترافي، تفضل بقراءة مقالنا لـ كيفية عمل رابط البروفايل الشخصي التلقائي في فيسبوك.
رابعاً: نصائح لكتابة رسائل رد آلي موثوقة وواضحة
- صياغة نص قصير ومباشر يوضح سبب تعذر الرد الفوري وتحديد متوسط الوقت المتوقع للمعاودة.
- إدراج روابط بديلة أو موقع ويب رسمي يحتوي على الأسئلة الشائعة لمعاونة المستلم.
- لحفظ المراجع والأبحاث التقنية بسهولة، ندعوك لمطالعة شرحنا لـ مراجعة إضافة Evernote Web Clipper لفايرفوكس على ويندوز.
- 🏛 زيارة مركز المساعدة والدعم الفني الرسمي لواتساب 🌐
التعليقات